【こんな人におすすめ】
仕事のスピードを速くしたいビジネスパーソン
日々のメール対応でうんざりしている人
メールの返信に時間がかかってしまっている人
読んだ本
タイトル：仕事が早い人はどんなメールを書いているのか
著者：平野 友朗
【概要】
ビジネスパーソンが仕事を早くするための鍵は、メール対応の効率化にあります。
平野友朗著「仕事が早い人はどんなメールを書いているのか」によると、仕事が速い人は主導権を握り、無駄を排除し、優先順位をつけず、相手の思考を先回りして考えるといった特徴があります。
メール作成においては、目的を明確にし、視覚的に読みやすくし、相手に刺さる言葉を使うことが重要です。また、即レスや通数削減などのテクニックでメールの処理時間を短縮することが推奨されます。
これらの方法を実践することで、メール対応の時間を大幅に減らし、全体の仕事効率を高めることができます。
仕事が速い人はメールの作成や返信が早い？！
メールという作業には、
素早く内容を把握する「読解力」
要点を伝える「要約力」
メールのやり取りに合わせて仕事を進める「段取り力」
コミュニケーション能力
などいろんな能力が求められます。
つまりメールが速い人は、これらの能力が高いということになり、仕事ができるということになります。
仕事が速い人の5つの発想
仕事が速い人には5つの特徴があります。
◎主導権を握っている
主導権を握るというのは相手を支配することではありません。
自分から積極的にコミュニケーションを取り、仕事が先に進むように先手を打っていくといことです。
メールでもこの発想を持っているため、受け身でメールを待っていたり対応が遅れて催促されることはありません。
だから、届いたメールをチェックするタイミングは自分でコントロールし、返信するタイミングも自分の仕事に合わせて一定のルールを設けています。
◎無駄なことを排除する
仕事が早い人は「ムダ」を嫌います。
メールの処理時間について本書の中では下記のように定義されています。
処理時間＝メールを読む時間✖️通数➕メールを書く時間✖️通数
なので、そもそもムダなやり取りを減らし少ない通数にすれば処理時間は減りますし、せっかくメールを読んだのに「後で返信しよう」なんてことになっては再度メールを読む時間がかかり二度手間になります。
こういった無駄を省くのが仕事が早い人なのです。
◎優先順位をつけない
仕事が早い人はむしろ優先順位をつけません。
優先順位をつけている暇があるなら目の前の仕事に取り掛かった方が早く仕事を片付けることができるからです。
メールにおいてもは、受信トレイに届いたメールを、届いた順番に淡々と返すようにしています。
◎相手の思考を先回りして考える
相手の思考を先回りして考えることによって無駄なやり取りを減らすことができます。
例えば、システムの導入で悩んでいて「貴社のシステムについて説明してほしい」と依頼をしてきた人に対して、「当社のサービスは〜〜という特徴があり貴社の課題を解決できます。」ということだけでは不十分です。
導入で悩んでいることを踏まえると金額だって気になっているはずです。
にもかかわらず、仕事が遅い人は機能面のみお伝えし、「ちなみに金額はいくらでしょうか？」と返信をもらうハメになるのです。
当然やり取りの時間が取られます。
相手の思考を先回りして考えることができればこうしたやり取りも減らすことができるのです。
仕事が速い人がメールを作る上で意識している5つのポイント
仕事が早い人は相応の発想で仕事に取り組まれています。
さらにいうと、メールを作る上でも5つのポイントがあります。
◎目的を意識しながら書く
ビジネスメールには必ず目的があります。
目的が不明確ですと相手にこちらの意図や要望を正しく耐えることができません。
そのため、仕事が早い人は常に「何のために送るのか」を意識しているのです。
目的を伝えるためには6W3Hを意識するようにしましょう
Who：誰が
Why：なにを
What：なぜ
When：いつ
Where：どこで Whom：誰に
How to：どうやって
How many：いくつ
How much：いくらで
です。
これらを網羅することによってわかりやすいメールを作ることが可能です。
ビジュアルを工夫して読ませる
メールで一番大切なのはビジュアルです。
どれだけいいことを書いていたとしても、読みづらい文章であれば見てもらえません。
人が「読みたい」と思うには視覚的な要素が大きく影響します。
具体的に読みづらいメールというのは
1行の文字が多い（30文字）
空白の行がない
改行されていない
文章が5行以上続く（長い）
箇条書きにすべき事柄が文章で書かれている
という特徴があります。
これらの特徴に当てはまらないようなメールを作成することにより、受け手が読みやすくアクションを起こしてもらいやすいメールを作ることができるのです。
◎返信を受け取る
「メールを送ったのに、いつまで経っても返信が来ない」なんてことありませんか？
これは相手に対して「めんどくさそう」と思われてしまうため起きます。
なぜ「めんどくさそう」と思われてしまうのかというと
文字がぎっしり詰まっていて読みづらい
いくら読んでも結論が見えてこない
何をして欲しいのかわかりづらい
知らない人が一方的に「会いたい」といっている
関係が拗れそう
といった理由があります。
逆に、読みやすいメールを作ることで返信が返ってこないリスクを減らすことが可能です。
僕の場合、こういったメール作成の他にも、
期日を明記する
重要な場合電話でも連絡をする
といったことも行っています。
◎相手に刺さる言葉を使う
目的やビジュアル、返信のしやすさというポイントを伝えてきましたが、やっぱりメールの根幹は「言葉」です。
同じ情報でも言葉の使い方によって受け手に与える印象は変わってきます。
たとえば
「お手隙の時にお返事ください」と
「修正の有無について、明日の17時までにご指示ください」
というのでは相手の行動が変わります。
使えるフレーズはストックして相手に動いてもらいやすい状態を作りましょう。
◎メールの処理時間を削減する
相手を動かすメールについてお伝えしてきましたが、メールのスピードを上げるためにはメールの処理時間そのものを減らすのが一番です。
メールの処理時間を減らす方法は大きく4つあります。
即レスする
通数を削減する
書く時間の短縮
読む時間の短縮
繰り返しになりますが、メールの時間は
処理時間＝メールを読む時間✖️通数➕メールを書く時間✖️通数
と表すことができます。
そのため、上記4つのポイントで工数を削減できればメールでの作業スピードがグッと高まります。
その他メールを早く返信する際のテクニック
最後に、メールを早く返信するためのテクニックをいくつか紹介します。
◎処理できない時はメールのチェックをしない
即レスを意識しすぎるあまり、いつもメールばかり見て恣意まうという人がいます。
ですが、これは仕事が早い人が行う主導権を握るという行為と真逆の対応です。
定期的に確認するようにのみしておき、通知はオフにしてしまうのが良いでしょう。
◎即レスできないメールには「受領」の連絡のみする
メールの中には即レスができないものも存在します。
解答を考えるのに時間が必要なものなどです。
そのような場合、まずは「受領」など必要最低限の連絡を行い、改めて返信をするようにしましょう。
◎部分引用を有効活用する
メールを返信する際に、部分印象を活用するのがおすすめです。
部分引用を使用することで相手の内容も読み込むことができ、自分が記載する内容は少なくなります。
読むと書くを短縮することができるのです。
◎単語機能、テンプレを活用す
最後に、積極的に単語登録やテンプレ登録を活用しましょう。
「登録するのがめんどくさい」といては業務のスピードがあ上がりません。
登録した単語やテンプレオートを有効活用すれば、かなり業務が効率化されるのです。
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